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CORONAVIRUS : Le fonctionnement et la gouvernance des organismes HLM clarifiés

HLMCoronavirus: Le fonctionnement et la gouvernance des organismes HLM clarifiés dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire

AEF du 30 mars 2020

Après la mise en place rapide du télétravail pour leurs collaborateurs et l'élaboration de procédures leur permettant d'assurer une continuité de services à leurs locataires, les organismes HLM se sont rapidement trouvés face à un troisième enjeu : comment maintenir une gouvernance efficiente à l'heure du confinement ? Comment organiser la tenue des instances ? Approuver les comptes de l'année ? Quelles marges de manœuvre pour des OPH et des SEM dont les collectivités de rattachement voient leurs mandats perturbés par la suspension des élections municipales ? La plupart de ces questions, soulevées par l'USH et ses fédérations auprès de l'exécutif (lire sur AEF info), trouvent leurs réponses dans la loi n°2020-290 du 23 mars instaurant l'état d'urgence sanitaire, et dans plusieurs des ordonnances qui ont suivi depuis le 25 mars.

Notamment, deux de ces ordonnances aménagent le fonctionnement des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et permettent aux ESH, Coop HLM et SEM — entre autres — de poursuivre leurs activités, malgré les mesures de confinement prises pour lutter contre l'épidémie de Covid-19.

Dématérialisation des procédures

L'ordonnance n°2020-321 assouplit ainsi les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants, via des mesures en vigueur à compter du 12 mars et jusqu'au 31 juillet (sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre). Globalement, ces mesures reposent sur la dématérialisation généralisée des procédures, et la levée de sanctions en cas de non-respect d'obligations rendues impossibles par le confinement. Par exemple, aucune nullité des assemblées n'est encourue, en vertu de l'article 2 de l'ordonnance, lorsqu'une convocation d'assemblée d'une société cotée devant être réalisée par voie postale n'a pu l'être "en raison des circonstances extérieures à la société".

Dans cette même logique, l'article 3 facilite la transmission numérique de documents, et l'article 4 l'organisation d'assemblées sans que l'intégralité de leurs membres ne soit présente. Dans ce cas, les membres participent ou votent à l'assemblée selon d'autres modalités (envoi d'un pouvoir, vote à distance ou visioconférence). Tous doivent avoir été avisés de la date et de l'heure de l'assemblée "par tout moyen permettant d'assurer leur information effective", "ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister". Les décisions prises par ces assemblées sont alors considérées comme régulières.

Calcul du quorum et de la majorité

Dans ces conditions, l'organe compétent pour convoquer l'assemblée peut alors décider que les membres des assemblées "qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification" sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité (article 5). L'article 6 assouplit ensuite le recours à la consultation écrite des assemblées, en autorisant la pratique, lorsqu'elle est déjà prévue par la loi, "sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer".

Le législateur précise également, dans l'article 7, la marche à suivre pour les structures qui auraient commencé à procéder à certaines formalités avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance pour organiser une assemblée appelée à se tenir après l'entrée en vigueur.

Pour finir, les articles 8 et 9 instaurent des mesures similaires pour les organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction, sur l'organisation de visioconférences et le recours à la consultation écrite.

Un projet de loi de ratification de l'ordonnance être déposé devant le Parlement d'ici au 25 mai.

Prorogation des délais d'approbation des comptes

En complément, l'ordonnance n°2020-318 vient préciser les règles relatives, notamment, à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

Ainsi, le délai pour approuver les comptes ou pour convoquer l'assemblée chargée de procéder à cette approbation est prorogé de trois mois, cette prorogation ne s'appliquant toutefois pas aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

De même, pour les sociétés dont la gouvernance revêt une forme dualiste (conseil de surveillance et directoire), le délai dont dispose le directoire à compter de la clôture de chaque exercice pour arrêter les comptes - et, le cas échéant, les comptes consolidés ainsi que le rapport de gestion y afférant - et les communiquer au conseil de surveillance aux fins de vérification et de contrôle est également prorogé de trois mois. Là encore, cette prorogation ne s'applique pas aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Le mandat des conseillers municipaux et communautaires maintenus "dans l'intégralité de leurs pouvoirs"

Quant à la question plus spécifique du fonctionnement des OPH et des SEM, et des pouvoirs dont disposent leurs collectivités de rattachement entre les deux tours des élections municipales, elle est pour sa part réglée par la loi n°2020-290 du 23 mars (lire sur AEF info), dont l'article 19 précise les conditions de fonctionnement des conseils municipaux et communautaires d'ici au second tour des élections.

"En prorogeant le mandat des conseillers municipaux et communautaires, sans restriction quant à leurs compétences, le législateur a entendu maintenir, jusqu'à leur nouvelle échéance, ceux-ci dans l'intégralité de leurs pouvoirs. Cette interprétation est confirmée par les dispositions spécifiques prises pour permettre aux assemblées délibérantes de délibérer, sans qu'aucune limitation aux questions traitées ne soit posée", analyse à cet égard l'USH dans une note adressée vendredi à ses adhérents.

De fait, "il n'y aura expédition des affaires courantes dans les EPCI, à l'exclusion en tout état de cause des communes, qu'au cours de la période qui suivra le renouvellement complet des mandats des conseillers communautaires jusqu'à l'installation du nouveau conseil communautaire", explique encore l'Union.

Délégations de pouvoir

Pour finir, l'ordonnance n°2020-347 du 27 mars, publiée au JO de ce samedi, qui adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l'état d'urgence sanitaire, comprend certaines mesures intéressant la gouvernance des organismes HLM.

L'article 3 organise ainsi la délégation de pouvoir de l'organe délibérant au profit, par exemple, du président-directeur général ou du directeur général, "en vue de l'adoption de mesures présentant un caractère d'urgence". L'article 6 acte quant à lui la prorogation de trois mois du mandat de certaines commissions, dont les commissions d'attribution de logements, si celui-ci devait arriver à échéance en période d'état d'urgence sanitaire.

Les CAL peuvent continuer de fonctionner

L'article 2 de cette dernière ordonnance autorise aussi l'adoption de certaines délibérations à distance, dans les conditions prévues par l'ordonnance du 6 novembre 2014. Parmi les délibérations concernées, celles de commissions d'attributions de logements, qui peuvent donc continuer de fonctionner. 

 

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